Wśród przedsiębiorców, ale nie tylko istnieje dzisiaj jeden niezwykle “popularny” temat, który nierzadko spędza sen z powiek wielu ludziom. Chodzi o KSeF, czyli krajowy system e-faktur, który ma przede wszystkim jedno zadanie. Chodzi o zwiększenie transparentności podatkowej oraz usprawnienie obiegu faktur.
Dla kogo system KSeF będzie obowiązkowy? Jak klient prywatny będzie otrzymywać fakturę? Czy coś się w tej kwestii zmieni? Jakie są zasady obowiązujące w przypadku krajowego systemu e-faktur i jakie dane muszą się w tym systemie znaleźć? Jak w ogóle korzystać z tego systemu i czy istnieją specjalne programy ułatwiające to zadanie? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – czytaj dalej, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej!
Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje
KSef, czyli krajowy system e-faktur to niezwykle innowacyjne narzędzie, które zostało wprowadzone w Polsce w konkretnym celu. Najważniejsze, jak twierdzą przedstawiciele rządu i urzędu skarbowego jest usprawnienie obiegu faktur, jednak zdaniem specjalistów chodzi bardziej o coś innego – mianowicie o znaczące zwiększenie transparentności podatkowej.
System KSeF pozwala między innymi na:
-
wystawianie faktur,
-
przesyłanie faktur,
-
przechowywanie faktur.
Plusy z korzystania z krajowego systemu e-faktur są naprawdę znaczące. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy mogą znacznie szybciej i bezpieczniej udokumentować konkretne transakcje, a oprócz tego, mogą zyskać znacznie większą kontrolę, jeśli chodzi o obrót dokumentów. W praktyce wygląda to tak, że faktura, jaka została wystawiona w KSeF, to dokument oficjalny. W związku z tym, od momentu, kiedy zostanie zatwierdzona przez system, staje się ważnym dokumentem do celów podatkowych.
KSeF – dla kogo jest obowiązkowy?
W związku z pojawieniem się nowego systemu, pojawiają się także pytania, nie tylko ze strony przedsiębiorców, ale i osób prywatnych. Pytanie, jakie zadaje się najczęściej, brzmi : do kogo KSeF? Czy obowiązek korzystania z tego systemu będą mieli wszyscy? W jaki sposób w takim razie klient prywatny otrzyma teraz fakturę?
Póki co informacje wskazują, że obowiązek korzystania z krajowego systemu e-faktur będą miały wszystkie podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą w Polsce. W pierwszej fazie wprowadzenia tego systemu jednak udział w nim był dobrowolny.
Co oznacza to w praktyce? System KSeF powinien być pomocny, ale i jest obowiązkowy dla:
-
małych i średnich firm, które pragną znacząco uprościć obieg dokumentów,
-
dużych firm, które wystawiają setki faktur miesięcznie i robią to regularnie,
-
podmiotów zagranicznych, które zdecydowały się na współpracę z polskim kontrahentami.
Co najbardziej istotne – jeśli jako przedsiębiorca zdecydujesz się na korzystanie z KSeF, możesz w pełni zrezygnować z faktury papierowej.
Zasady obowiązki KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć
Obowiązek KSeF będzie dotyczyć niemal wszystkich, jeśli chodzi o przedsiębiorców. Pytanie brzmi więc, jakie będą konsekwencje? Musisz pamiętać, że od momentu wprowadzenia tego systemu, wystawianie e-faktur w KSeF stało się wymogiem, dlatego nie możesz już podchodzić do sprawy na zasadzie dobrej woli, czy wyboru, jeśli masz swoją działalność.
Pamiętaj, że każda faktura, jaka trafia do systemu KSeF jest traktowana jako dokument urzędowy. W związku z tym, każda z faktur musi mieć nadany unikalny numer, jaki określa system. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich, żaden przedsiębiorca nie może pomijać tego narzędzia w dokumentacji podatkowej.
To naprawdę ułatwia pracę nie tylko samemu przedsiębiorcy, ale i urzędowi skarbowemu, który ma stały i pełny dostęp do danych dotyczących obrotu towarami, jak i usługami, znacząco ograniczając ryzyko nadużyć i ewentualnych błędów.
Jakie dane muszą znaleźć się w KSeF?
Istnieje kilka istotnych elementów, jeśli chodzi o korzystanie z systemu KSeF. Jednak jednym z najważniejszych są dane w KSeF, które trzeba odpowiednio umieścić. System jest tutaj bardzo konkretny i wskazuje jasno, że każda faktura musi zawierać pełne informacje, które pozwolą umożliwić identyfikację transakcji oraz tron umowy.
Dane, o które chodzi o:
-
podatki i stawki VAT,
-
unikalny numer faktury nadany przez program KSeF,
-
szczegółowy opis towarów lub usług, ilość i cena jednostkowa,
-
dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, pełna nazwa firmy),
-
daty wystawienia oraz dostawy.
Tylko taka faktura elektroniczna będzie kompletna i przede wszystkim wystawiona prawidłowo, czyli w stu procentach zgodna z przepisami prawa podatkowego.
Korzystanie z KSeF w praktyce – jaki program wybrać?
Państwo, które wprowadziło system KSEF, musiało też zdecydować się na to, aby umożliwić ludziom korzystanie ze specjalnego programu do jego obsługi. jest to program darmowy. Jednak to nie jedyna możliwość – wraz z pojawieniem się systemu, pojawiły się również różne programy do jego obsługi, aby usprawnić niezbędne zadania. E-faktury można więc wystawiać korzystając z programów darmowych ,ale i płatnych, które mają nieco więcej możliwości i jak twierdzą ich twórcy, są prostsze i bardziej intuicyjne.
Artykuł sponsorowany
