Projekty unijne rekomendowane do dofinansowania, które pozytywnie zakończyły etap oceny wniosku i otrzymały oficjalne pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu stoją przed procedurą podpisania umowy o dofinansowanie. Przedstawiamy krótki poradnik, jak przejść przez ten proces możliwie sprawnie, nie popełniając podstawowych błędów.
Procedura podpisania umowy krok po kroku
Na wstępie warto zaznaczyć, że samo znalezienie się na liście projektów ocenionych pozytywnie nie wiąże się z potwierdzeniem uzyskania dofinansowania. Na liczbę podmiotów, które otrzymają wsparcie wpływ ma także wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. W oparciu o kryteria wyboru projektów tworzona jest lista projektów rekomendowanych do dofinansowania, począwszy od tych które otrzymały najwyższą liczbę punktów, z uwzględnieniem kryteriów rozstrzygających jeśli takie występują, uwzględniając przy tym dostępną w konkursie alokację.
Instytucja w przypadku braku wystarczających środków na wszystkie projekty ocenione pozytywnie dokonuje wyboru przedsięwzięć najwyżej ocenionych, zgodnie z kryteriami oceny i uzyskaną punktacją lub też zwiększa pulę środków (jeżeli jest to możliwe).
W przypadku, gdy Twój wniosek o dofinansowanie został oceniony pozytywnie oraz otrzymałeś/aś oficjalne pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu unijnego, zaczyna się procedura podpisania umowy o dofinansowanie. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie nastąpi właściwa realizacja projektu a następnie rozliczanie dotacji.
1. Decyzja o przyznaniu dofinansowania
Po pozytywnej ocenie wniosku instytucja zarządzająca przesyła oficjalne pismo potwierdzające przyznanie dotacji. Samo umieszczenie na liście projektów ocenionych pozytywnie nie gwarantuje otrzymania środków – kluczowym aspektem jest pula dostępnych funduszy oraz kolejność rankingowa.
2. Przygotowanie wymaganej dokumentacji
Beneficjent zobowiązany jest do skompletowania i dostarczenia określonych dokumentów, w tym m.in.:
-
zaświadczenia dotyczące prowadzenia rachunku bankowego do rozliczeń,
-
dokumentów zabezpieczających prawidłową realizację umowy (np. weksel, gwarancja bankowa),
-
aktualnych zaświadczeń z ZUS i Urzędu Skarbowego o braku zaległości,
-
oświadczeń o statusie przedsiębiorstwa i kwalifikowalności VAT,
-
analizy wpływu projektu na środowisko (jeśli dotyczy),
-
innych dokumentów wymaganych przez instytucję przyznającą dofinansowanie.
3. Weryfikacja warunków umowy
Przed podpisaniem dokumentu warto dokładnie przeanalizować jego treść, w tym zobowiązania, harmonogram realizacji oraz warunki rozliczania dotacji.
4. Podpisanie umowy
Umowa może zostać podpisana osobiście w siedzibie instytucji lub elektronicznie z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.
5. Przesłanie podpisanej umowy
Podpisany dokument należy przesłać do instytucji zarządzającej w wyznaczonym terminie, drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną.
6. Akceptacja umowy i dostarczenie zabezpieczeń
W ciągu 30 dni od podpisania umowy beneficjent powinien dostarczyć wymagane zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Instytucja dokonuje ich weryfikacji i ostatecznie potwierdza zawarcie umowy.
7. Rozpoczęcie realizacji projektu
Po finalnym zatwierdzeniu umowy beneficjent może przystąpić do realizacji projektu zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Kluczowe zapisy umowy o dofinansowanie
Każdy beneficjent otrzymuje do wglądu dokumentację konkursową, obejmującą m.in. regulamin naboru, wzór wniosku i umowy oraz wymagane załączniki. Chociaż szczegóły mogą różnić się w zależności od programu, większość umów unijnych zawiera następujące elementy:
-
dane stron umowy,
-
wysokość i warunki przyznania dofinansowania,
-
szczegóły realizacji i rozliczania projektu,
-
obowiązki dotyczące monitorowania i raportowania postępów,
-
zasady kontroli i audytu projektu,
-
procedury dotyczące zmian w projekcie i ewentualnego rozwiązania umowy,
-
obowiązki informacyjno-promocyjne beneficjenta,
-
zobowiązania do przestrzegania przepisów krajowych i unijnych.
Obowiązki beneficjenta
Podpisując umowę, beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z warunkami określonymi we wniosku. Do jego kluczowych obowiązków należą:
-
prowadzenie projektu zgodnie z harmonogramem i budżetem,
-
przestrzeganie zasad udzielania zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności,
-
składanie okresowych raportów o postępach projektu,
-
archiwizacja dokumentacji projektowej przez wymagany okres,
-
spełnienie wymogów informacyjno-promocyjnych,
-
zgłaszanie wszelkich zmian w projekcie do instytucji zarządzającej,
-
zapewnienie trwałości rezultatów projektu po jego zakończeniu,
-
prawidłowe rozliczenie środków oraz złożenie wniosku o płatność końcową.
Profesjonalne wsparcie w zakresie dotacji unijnych
Proces uzyskania i rozliczenia dotacji unijnych bywa skomplikowany, a niedopełnienie formalności może skutkować problemami w realizacji projektu. Aby uniknąć ryzyka, warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów. Firma SEKWENCJA oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie – od doboru odpowiedniego programu finansowania, przez przygotowanie wniosku i niezbędnych dokumentów, aż po rozliczenie projektu.
Artykuł sponsorowany
